De fleste misforståelsene på en arbeidsplass skyldes ikke manglende kunnskap, men alt vi tar for gitt. Noen antagelser gjør vi bevisst, og de hjelper oss videre. Andre gjør vi uten å reflektere over det, og de kan velte et helt prosjekt. I denne artikkelen ser vi på hvor antagelsene kommer fra, og hvordan du kan fange dem før de koster deg tid og penger.
Frustrasjonstiden
Tenk på en vanlig arbeidsdag. En del av den går med til det du faktisk skal gjøre: løse oppgaver, levere, skape noe. Den tiden vil vi ha så mye av som mulig. Resten går med til misforståelser, dobbeltarbeid, ting som må gjøres om igjen og møter som ikke førte noe sted. Kall det frustrasjonstid. Den vil vi ha så lite av som mulig.
Min påstand – eller rettere sagt antagelse – er at vi kan redusere frustrasjonstiden betraktelig ved å bli mer bevisste på hvilke antagelser vi gjør oss.
To slags antagelser
En antagelse er noe vi behandler som sant uten å ha sjekket det. Det er umulig å leve uten antagelser, og det er heller ikke målet. Poenget er å skille mellom to typer:
- Bevisste antagelser er en ressurs. Vi vet at vi mangler fakta, og velger – på bakgrunn av erfaring, tilgjengelig informasjon og kreativitet – å operere med en kalkulert og akseptabel risiko.
- Ubevisste antagelser er en trussel. Vi gjør dem uten å være klar over det, og tror de er fakta. De representerer en ukjent risiko i beslutningsgrunnlaget.
«Dette ser ut som mitt pass»
En god venn av meg var på vei til utlandet. Han var helt sikker på at han hadde passet sitt med seg. Det hadde han ikke – han hadde med seg konas pass. Det oppdaget han ved innsjekkingen på Landvetter.
Hva skulle til for å gjøre antagelsen om til fakta? Å åpne passet og se på bildet. Ti sekunder. Hvorfor gjorde han ikke det? Fordi det så ut som hans pass. Antagelsen var så selvfølgelig at den aldri ble en tanke. Det er det som kjennetegner de ubevisste antagelsene: vi vet ikke at vi har dem.
Hvor kommer antagelsene fra?
Transaksjonsanalysen gir oss en enkel modell for å forstå dette. Den beskriver tre jeg-tilstander som vi alle har, og som vi veksler mellom gjennom dagen:
- Foreldre setter grenser for oss selv og andre. Kan være omsorgsfull, men også kontrollerende og fordomsfull. Høres ut som: «Poenget er at …», «Det blir for mye for deg, vet du», «Nå må vi bli ferdige her!»
- Voksen er rasjonell, logisk, nøytral og spørrende. Høres ut som: «Hvis jeg forstår deg rett, så …», «Har du sjekket dette med kunden?», «Hvordan er det å snakke om dette?»
- Barn er leken, kreativ og glad – men kan også være furten, trassig eller tilpasset. Høres ut som: «Det blir artig!», «Det gidder ikke jeg», «Hvis du mener det, så er det greit for meg», «Nå kom jeg på en idé!»
Legg merke til at det er Voksen som stiller spørsmål og sjekker ut. Foreldre og Barn er ikke «dårlige» – Barnet gir oss kreativiteten og gleden, Foreldre omsorgen og strukturen. Men det er fra disse to tilstandene de ubevisste antagelsene oftest kommer.
Hva beslutningsgrunnlaget egentlig består av
Tenk deg at du skal ut og reise. Er du klar? Pass, penger, bankkort, tannbørste – alt dette er lett å sjekke. Voksen bidrar med fakta. Samtidig spretter Barnet rundt og gleder seg, og er i neste øyeblikk sikker på at flyet kommer til å styrte. Foreldre synes det hele er for dyrt.
Men ikke alt kan sjekkes på forhånd, og det trenger det heller ikke. Da gjør Voksen bevisste antagelser: «Vi antar at det er vanlige europeiske stikkontakter i Brussel, så vi får ladet telefonene.» Voksen vet at den ikke vet, og velger hva den antar. Skulle det være viktig, gjør ett søk antagelsen om til fakta.
Og så er det de ubevisste antagelsene. Foreldre bidrar med forutinntatte meninger om oss selv, andre og situasjonen, og kan reagere med kontroll, sinne eller omsorg. Barnet kan reagere med redsel eller trass, og begynne å tankelese i stedet for å spørre. Noen ubevisste antagelser er nærmest permanente: «Andre er lurere enn meg.» «Andre er dummere enn meg.»
Beslutningsgrunnlaget består altså av tre ting: fakta, bevisste antagelser og ubevisste antagelser. Bare de to første vet vi om.
Når vi er to, dobles antagelsene
Passhistorien handlet om én person. På jobb er vi sjelden alene om en beslutning, og da bidrar begge parter med sine fakta, sine bevisste og sine ubevisste antagelser.
Se for deg dette: En kollega avtaler et møte med en kunde for deg og seg selv, torsdag klokken 15. Dere har snakket om at kunden sikkert vil legge vekt på pris, og at de også vil legge vekt på oppmerksomhet. Det er gode, bevisste antagelser. Torsdag 14.45 ringer kollegaen fra bilen og spør om du er klar. Du svarer fornøyd at kaffen og wienerbrødet står klart. Det blir stille i telefonen, før han sier at møtet er hos kunden – en halvtimes kjøring unna.
Ingen av dere gjorde noe galt. Dere antok bare hver deres ting om hvor møtet skulle være, uten å vite at dere antok. Det er slik de fleste misforståelser oppstår. Og det skumleste er ikke hvor et møte skal være, men hva vi antar om hverandres evner, kunnskaper, ferdigheter og holdninger. «Alle kan jo det jeg kan» (Barn). «En avtale er en avtale!» (Forelder).
Arbeidsstilene – og kaffekoppene
Før du leser videre: Du har en kaffekopp i hver hånd og kommer til en lukket dør. Hva gjør du?
Svaret ditt sier noe om arbeidsstilen din. Modellen bygger på Taibi Kahlers fem drivere – indre krav vi har lært at vi må leve opp til. Vi har alle en blanding, men de fleste har én eller to som er sterkere enn resten. Og under stress blir de tydeligere.
- Skynd deg får gjort mye på kort tid og har topp energi under press. Kommer seg gjennom døren på et vis – og søler.
- Vær perfekt leverer feilfritt og pålitelig arbeid. Bærer to kopper på et brett – med en serviett i tilfelle.
- Behag andre er den gode lagspilleren, empatisk og oppmerksom. Har med kaffe til noen som ikke har bedt om det.
- Prøv hardt er entusiastisk og elsker nye oppgaver. Glemmer kaffen – og begynner å olje de knirkende dørhengslene.
- Vær sterk er rolig under press og tar tøffe avgjørelser. Henter én kopp – til seg selv. Ikke noe problem.
Hver arbeidsstil er en styrke. Men hver av dem har også sine typiske ubevisste antagelser, og det er under press de slår ut i beslutningsgrunnlaget. Motgiften er Voksen, som sjekker ut:
| Arbeidsstil | Typisk ubevisst antagelse | Voksen sjekker ut |
|---|---|---|
| Skynd deg | «Vi må starte på mandag!» | «Hva har kunden sagt om ønsket fremdrift?» |
| Vær perfekt | «De trenger alle detaljene.» | «Hvilket detaljnivå trenger mottakeren?» |
| Behag andre | «Han vil sikkert ha det sånn.» | «Hva er det du egentlig ønsker?» |
| Prøv hardt | «Dette rekker jeg også!» | «Vi tar en gjennomgang til av oppgavefordelingen.» |
| Vær sterk | «Dette klarer jeg alene.» | «Hvem kan hjelpe meg med dette?» |
Hvilken av disse kjenner du best igjen hos deg selv? Og hvilken antagelse er det du oftest gjør?
Undring som verktøy
Hvordan fanger man noe man ikke vet at man har? Det beste verktøyet jeg kjenner, er undring. «Jeg undrer meg på om …» åpner for det vi ikke vet, uten at noen må tape ansikt. Prøv å undre deg og være sint på samme tid – det er nesten umulig. Undring flytter energien over i Voksen.
Tre enkle spørsmål kan brukes i ethvert møte der det skal tas en beslutning:
- Hva i beslutningsgrunnlaget tror vi er fakta?
- Hva har vi antatt – bevisst?
- Hva kan vi ha antatt uten å merke det?
Det tredje spørsmålet er det viktigste, og det er umulig å svare på alene. Våre blinde punkter er nettopp de ubevisste antagelsene – ting andre kan se hos oss, men som vi ikke ser selv. Derfor trenger vi de andre, og vi trenger tilbakemeldingene deres.
Ekte undring forutsetter også en bestemt holdning: Jeg er OK, og du er OK. Bare derfra kan jeg spørre ærlig, uten å anklage den andre eller underkaste meg selv. Står jeg i «jeg er lurere enn deg» eller «du er lurere enn meg», er det i seg selv en ubevisst antagelse – og den farger alle spørsmålene jeg stiller.
Undring tar tid
Det finnes en grense for hvor effektive møter kan bli. Kutter vi møtetiden for mye, er det refleksjonen som ryker først. Hullene fylles med antagelser, og de fleste merker vi ikke. Har møtelederen en sterk Skynd deg, blir det ekstra vanskelig for de andre å ta seg tid til å undre seg. Noen ganger er det raskeste å bruke fem minutter ekstra.
Før neste møte
Bruk gjerne et par minutter på disse spørsmålene før du går inn i et møte:
- Hva handler møtet om?
- Hvem skal jeg møte?
- Hvordan påvirker de meg – og hvordan påvirker jeg dem?
- Hvilke arbeidsstiler er mest fremtredende hos meg i dag?
- Har jeg en egen agenda i dette møtet?
Og ta med deg én ting fra hver jeg-tilstand: fra Forelder, å gi plass til de andre. Fra Voksen, undring. Fra Barnet: «Dette gleder jeg meg til!»
Kort oppsummert
- Antagelser er uunngåelige. Bevisste antagelser er en ressurs, ubevisste er en trussel.
- De ubevisste antagelsene kommer ofte fra Forelder og Barn, og forsterkes av arbeidsstilene våre når vi er under press.
- Vi fanger dem med undring, med tilbakemeldinger fra andre – og ved å gi oss selv tid.
Ketil Øyesvold Melhus er gestaltveileder og jobber med ledergrupper og organisasjoner gjennom prosessveiledning.no. Han har bakgrunn fra tretti år som eier og leder av en mellomstor bedrift.
